通常档案扫描的后一个环节是管理这些扫描后的电子化文件,如“文档管理系统”、“知识管理系统”,就属于这类型的管理软件。通过对这些电子化文件的管理,查询利用就非常的方便了。
三是强化数字化实施场所的安全。在实施场所安装门禁系统、防盗报警系统、视频监控系统等安防设施,严格执行出入制度。开展档案数字化工作要求严格在公司档案室内进行,不得将档案带离档案保管场所。加强对进入加工场所人员的管理,数字化加工人员不得私自携带U盘等存储介质和手机、摄录像设备进入加工场所,防止涉密档案被带出及发生其他违规行为。加强对加工场所的监督,开展定期、不定期的保密检查,发现隐患及时解决,切实防止泄密事件的发生。
四是强化数字化设备的安全。 对用于档案数字化的计算机、扫描仪、存储介质等设备进行安全保密技术检测,存在安全隐患的一律不得使用,并且禁止安装使用无线网卡、无线键盘等各类具有无线互联功能的硬件模块和无线外围设备,禁止与单位办公网络及互联网连接与共享,确保数据无接口,防止信息外泄。
(一)数字化工作为档案信息化提供数据生命。对于档案信息化来说,数据就是一切,就是档案信息化的生命,而档案数字化工作就是产生档案数据的必要手段。以县档案局为例,早在2009年底就启动了数字档案馆项目,陆续通过数字档案馆软件、硬件项目以及档案数字化扫描项目的建设,建立数字档案馆管理系统(包含数字档案室系统),同时投入大量人力、物力积极开展档案数字化工作,并在档案数字化过程中,严格按档案信息数字化的三原则:规范性原则、安全性原则、效益性原则,严把质量关对馆藏档案进行全文信息的数字化扫描工作,用了3年时间完成县档案馆所有馆藏档案约30万卷(件)的数字化工作,为档案的保存和开发利用打下了扎实的基础。
(二)档案数字化是传统档案的一次变革。传统载体档案在数字化的过程中,将会对档案原件进行相应的整理、编目、统计、修复裱糊等各项工作,等于说把原始档案通过技术手段再重新修整了一次,并且在完成数字化以后,可以对原始档案进行封存管理,从而减少对档案的各种人为损害或自然侵害,大大提高档案的安全系数,保障档案的安全。开展档案数字化工作,实质上是向数字化要安全、要效率,用数字化保安全。
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