对图像中有用的信息进行提取（利用OCR技术），有用的信息我们一般称之为关键字或索引值（如一份保险单中，受益人的姓名，身份证号都是关键字），这些关键字在查询时输入，极方便的查询出这份保险单。◆管理和利用sT0成都新金矩展览有限公司
sT0成都新金矩展览有限公司
　　通常档案扫描的后一个环节是管理这些扫描后的电子化文件，如“文档管理系统”、“知识管理系统”，就属于这类型的管理软件。通过对这些电子化文件的管理，查询利用就非常的方便了。sT0成都新金矩展览有限公司
sT0成都新金矩展览有限公司
　　三是强化数字化实施场所的安全。在实施场所安装门禁系统、防盗报警系统、视频监控系统等安防设施，严格执行出入制度。开展档案数字化工作要求严格在公司档案室内进行，不得将档案带离档案保管场所。加强对进入加工场所人员的管理，数字化加工人员不得私自携带U盘等存储介质和手机、摄录像设备进入加工场所，防止涉密档案被带出及发生其他违规行为。加强对加工场所的监督，开展定期、不定期的保密检查，发现隐患及时解决，切实防止泄密事件的发生。sT0成都新金矩展览有限公司
sT0成都新金矩展览有限公司
　　四是强化数字化设备的安全。 对用于档案数字化的计算机、扫描仪、存储介质等设备进行安全保密技术检测，存在安全隐患的一律不得使用，并且禁止安装使用无线网卡、无线键盘等各类具有无线互联功能的硬件模块和无线外围设备，禁止与单位办公网络及互联网连接与共享，确保数据无接口，防止信息外泄。sT0成都新金矩展览有限公司
sT0成都新金矩展览有限公司
　　（一）数字化工作为档案信息化提供数据生命。对于档案信息化来说，数据就是一切，就是档案信息化的生命，而档案数字化工作就是产生档案数据的必要手段。以县档案局为例，早在2009年底就启动了数字档案馆项目，陆续通过数字档案馆软件、硬件项目以及档案数字化扫描项目的建设，建立数字档案馆管理系统（包含数字档案室系统），同时投入大量人力、物力积极开展档案数字化工作，并在档案数字化过程中，严格按档案信息数字化的三原则：规范性原则、安全性原则、效益性原则，严把质量关对馆藏档案进行全文信息的数字化扫描工作,用了3年时间完成县档案馆所有馆藏档案约30万卷（件）的数字化工作，为档案的保存和开发利用打下了扎实的基础。sT0成都新金矩展览有限公司
sT0成都新金矩展览有限公司
　　（二）档案数字化是传统档案的一次变革。传统载体档案在数字化的过程中，将会对档案原件进行相应的整理、编目、统计、修复裱糊等各项工作，等于说把原始档案通过技术手段再重新修整了一次，并且在完成数字化以后，可以对原始档案进行封存管理，从而减少对档案的各种人为损害或自然侵害，大大提高档案的安全系数，保障档案的安全。开展档案数字化工作，实质上是向数字化要安全、要效率，用数字化保安全。